Transformasi Digital

Waktu berjalan, tuntutan berubah. Apa yang di masa lampau sudah canggih, belum tentu valid untuk hari ini. Begitu juga, apa yang sudah cukup di hari ini, sangat mungkin kedaluwarsa di masa mendatang.

Hukum alam atau sunatullah ini berlaku di banyak konteks, termasuk dalam manajemen perguruan tinggi. Ketiga cacah mahasiswa terbatas, proses manual insyaallah masih memadai. Tetapi ketika mahasiswa sudah sangat banyak dengan proses bisnis yang semakin kompleks, penggunaan teknologi merupakan sebuah keniscayaan.

Teknologi dapat menjadi akselerator lompatan dengan beragam perubahan yang dimungkinkannya. Dalam konteks universitas, teknologi informasi, misalnya, akan memfasilitasi banyak aspek: mulai dari mendukung pelaksanaan proses bisnis, pemberian layanan, sampai dengan pengambilan keputusan.

 

Ijtihad organisasional

Tidak salah, jika kita menempatkan layanan teknologi informasi sebagai instrumen strategis dalam menjalankan roda universitas. Pilihan menggunakannya hanya sebagai alat bantu operasional sudah tidak mencukupi. Karenanya, transformasi digital menjadi jalan yang harus ditempuh.

Di Universitas Islam Indonesia (UII), penggunaan teknologi informasi untuk beragam keperluan sudah sangat lama dilakukan. Tetapi teknologi tidak kalis dari hukum alam yang akan kedaluwarsa pada masanya.

Beragam solusi yang sudah dikembangkan di masa lampau telah menunaikan tugasnya. Sudah terlalu banyak manfaat yang sudah diberikan.  Kita harus memberikan apresiasi kepada para pengawal dan pengembangnya.

Namun, tuntutan berubah. Pembaruan harus selalu dilakukan. Pada 2016, UII melakukan ijtihad organisasional dalam pengembangan solusi teknologi informasi. Peran Badan Sistem Informasi (BSI) pun didefinisikan ulang. BSI mempunyai tiga peran yang saling melengkapi: pelayan, mitra, dan katalis.

Serangkaian inisiatif lain telah dilakukan: mulai dari audit teknologi informasi, pengembangan infrastruktur, pengembangan aplikasi terintegrasi, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, sampai dengan perbaikan layanan.

Infrastruktur baru digelar. Jaringan kabel optik di lingkungan kampus terpadu diganti. Panjangnya lebih dari 6 km. Teknologi yang dipilih pun semoga masih layak sampai 20 kali ke depan. Ekosistem pusat data diremajakan dan ditingkatkan kapasitasnya. Sistem pengamanan pun diperbaiki.

Untuk distribusi Internet, desain baru diadopsi. UIIConnect merupakan hasilnya. Semua pengguna merasa nyaman karena mendapatkan pengalaman yang serupa. Tidak ada lagi kasta dalam pelayanan. Sekitar 1.000 titik akses Internet, saat ini, sudah terpasang di semua pojok UII, yang dihubungkan dengan kabel baru yang panjangnya lebih dari 50 km.

Integrasi aplikasi juga dipercepat. UIIGateway menjadi rumah dari modul-modul yang dikembangkan. Solusi legasi secara perlahan kita pensiunkan karena telah rampung menjalankan misinya.

Sampai saat ini, sekitar 40 modul sudah dikembangkan dan akan terus bertambah. Ketika pandemi Covid-19 menyerang di awal 2020, layanan ini sudah teruji untuk menjaga roda organisasi tetap berjalan dengan baik.

 

Masa depan

Apakah itu sudah cukup? Tidak. Perubahan terus terjadi, tuntutan selalu mengalir. Masih banyak pekerjaan rumah lain yang menunggu untuk dituntaskan.

Meski demikian, kita perlu membangun optimisme bahwa UII sudah berada di jalan yang benar. Kita insyaallah sudah mempunyai basis terinstal (installed base) yang kuat. Beragam layanan baru dapat dikembangkan di atasnya.

Percepatan pengembangan solusi perlu menjadi salah satu fokus ke depan. Penggunaan kecerdasan buatan (artificial intelligence) dalam mendukung pengembangan solusi sedang dieksplorasi. Ini bukan soal ‘gaya-gayaan’ supaya terlihat keren karena dianggap mengikuti perkembangan. Ini adalah perkara peningkatan produktivitas dan adopsi teknologi yang bermakna. Itu pun tidak lantas mengabaikan koridor etika.

Kita semua berharap, di masa depan yang tidak terlalu jauh, semakin banyak layanan yang dapat diberikan untuk beragam pemangku kepentingan: mahasiswa, tenaga kependidikan, dosen, manajemen, sampai dengan mitra dan publik. BSI bekerja keras untuk itu semua.

 

Apresiasi

Di belakang setiap layanan dengan dukungan infrastruktur yang andal, dipastikan ada orang-orang dengan dedikasi tinggi. Mereka adalah aktor di belakang layar yang sering terlupa diapresiasi.

Mengapa? Sebagai sunatullah, infrastruktur biasanya disadari keberadaannya jika layanannya terganggu. Bayangkan, misalnya jaringan listrik, koneksi Internet, atau layanan UIIGateway, dianggap sebagai sesuai yang seharusnya oleh pengguna. Teriakan dari pengguna akan muncul ketika ada gangguan dalam layanannya.

Menjaga ketersediaan layanan ada 24 jam sehari dan 7 hari dalam sepekan, sangat menantang. Kita bersyukur, dengan catatan yang mungkin ada, tim BSI telah menjalankan tugasnya dengan baik dalam mengawal transformasi digital di UII. Mari, kita terus berikan apresiasi sekaligus masukan, untuk mendorong kinerja BSI yang semakin baik di masa mendatang.

Tulisan sudah dimuat di UIINews edisi November 2023.