Sekretariat Adalah Jantung Organisasi
Posisi sekretariat dan orang-orang yang berkecimpung di dalamnya pada sebuah institusi utamanya perguruan tinggi memiliki peranan yang sangat vital. Selain urusan administrasi, seorang sekretaris juga berperan dalam perencanaan dan pengolahan informasi yang nantinya akan didistribusikan ke seluruh unit yang ada dalam organisasi yang bersangkutan. Menyadari akan pentingnya hal ini, Universitas Islam Indonesia (UII) melalui Sekretariat Pimpinan mengadakan sebuah kegiatan lokakarya yang diberi tajuk “Sekolah Sekretariat”.
Pembukaan perdana kegiatan lokakarya ini diselenggarakan di Gedung GBPH Prabuningrat UII pada Jumat (17/02) dengan tema “Peningkatan Kapasitas Sekretariat Pimpinan: Adaptif, Inovatif, Inklusif”. Lokakarya diikuti warga UII yang menjalankan tugas di bidang kesekretariatan, baik yang berada pada tingkat universitas, fakultas, maupun program studi.
Kegiatan kali ini menjadi lebih berisi dengan hadirnya Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta, Ir. Aman Yuriadijaya, M.M., sebagai salah satu narasumber.
Sebagai pembuka dan pemantik, materi pertama dibawakan oleh Sekretaris Eksekutif UII, Hangga Fathana, S.IP., B.Int.St., M.A. dengan berfokus pada tema Mengubah Tantangan Menjadi Kesempatan.
Sejalan dengan tema tersebut, Hangga menjelaskan bahwa beragam tantangan yang dihadapi oleh dunia kesekretariatan dewasa ini dapat dirangkum ke dalam singkatan VUCA #1 (volatility, uncertainty, complexity and ambiguity). Namun semua tantangan tadi sangat mungkin diubah menjadi kesempatan yang juga dirangkum ke dalam VUCA #2 (vision, understanding, clarity and agility).
Demi mencapai perubahan tersebut, diperlukan beberapa kecakapan bagi sekretaris. Kecakapan-kecakapan tersebut tentunya sudah dimuat dalam tema kegiatan ini yaitu adaptif, inovatif, serta inklusif. Mau membuka diri untuk belajar hal-hal baru, mampu mengolah informasi dan ilmu menjadi sesuatu yang baru, dan memiliki keinginan untuk mengembangkannya demi kepentingan semua lini adalah hal yang mungkin dapat ditarik secara singkat dari tiga kecakapan tadi.
Senada, Aman Yuriadijaya menuturkan pengalamannya selama berada dalam bidang ini. Menurutnya, tata laksana dalam sistem sekretariat tidak bisa dilakukan dengan tanpa perencanaan.
Berkaca pada pengalaman empirisnya, sekretariat pimpinan sebuah lembaga pada tiap bentuk organisasi memiliki fungsi sebagai manajer eksekutif. “Maka kekuatan mesin teknokratis nya lembaga itu sesungguhnya ada di sekretariat pimpinan,” tuturnya.
Ia juga menambahkan bahwa orang yang memegang jabatan sebagai sekretariat bukanlah yang akan menjadi aktor panggung yang selalu terlihat, melainkan aktor intelektual yang mengendalikan. Menggunakan analogi organ tubuh, sekretariat adalah organ dalam yang berperan vital walaupun tidak terlihat dan tentu akan tertutupi oleh organ motorik yang nampak di luar.
Satu hal penting yang juga ia tekankan adalah untuk bekerja tidak hanya dengan totalitas hati, tapi juga penuh perencanaan dan perhitungan. Ia merangkumnya ke dalam sebuah frasa, “bekerjalah tidak hanya dengan hati, tapi juga hati-hati”. Pesan itu disampaikan mengingat kesalahan yang dibuat oleh sekretariat sebagai organ dalam akan bersifat sistemik dan sangat berdampak besar bagi berjalannya tubuh organisasi. (HM/ESP)
