Mengelola Acara secara Profesional, Elegan, dan Berkesan
Universitas Islam Indonesia (UII) melalui Bidang Hubungan Masyarakat (Humas) menyelenggarakan Pelatihan Manajemen Acara bertema “Mengelola Acara secara Profesional, Elegan, dan Berkesan” pada Rabu (26/11) di Ruang Audiovisual Fakultas Hukum (FH) UII. Kegiatan ini menghadirkan Emil Faizza, S.Pd., M.Med.Kom., CIT, seorang praktisi komunikasi dan public speaking, sebagai narasumber, serta diikuti oleh berbagai tenaga kependidikan dari tingkat universitas, fakultas, hingga program studi.
Kegiatan dibuka oleh Sekretaris Eksekutif UII, Hangga Fathana, S.IP., B.Int.St., M.A., yang menekankan pentingnya kesan dalam penyelenggaraan acara. “Dalam satu momentum acara, manusia itu ternyata tidak mengingat detik per detiknya. Yang diingat hanya dua: puncak emosi dan bagaimana acara itu diakhiri,” ujarnya, sembari mengajak peserta untuk memahami bahwa keberhasilan sebuah event terletak pada pengalaman yang ditinggalkan kepada audiens.
Selain itu, Hangga Fathana juga menyoroti dinamika yang sering terjadi dalam penyelenggaraan acara, seperti perubahan mendadak pada rundown atau kondisi lapangan. “Perubahan pada saat acara itu butuh keterampilan khusus untuk menghadapinya,” jelasnya. Ia berharap peningkatan kapasitas dalam pengelolaan acara dapat memperkuat profesionalitas dan kualitas pelaksanaan kegiatan di lingkungan UII, sehingga setiap agenda universitas tersaji secara lebih matang, elegan, dan berkesan bagi seluruh peserta.
Memasuki sesi inti, Emil Faizza menjelaskan bahwa kunci keberhasilan sebuah acara terletak pada ketepatan persiapan. Ia menampilkan prinsip yang menjadi pegangan para pembawa acara profesional, yakni “Naik dengan persiapan, turun dengan kehormatan.” Emil juga memaparkan daftar aspek yang wajib diperhatikan pada tahap pra-acara, mulai dari riset dan pemahaman acuan acara, press release, tamu undangan, hingga pengecekan perlengkapan teknis seperti audio dan visual. Seluruh komponen tersebut, menurutnya, menjadi fondasi agar acara berjalan tertib dan minim kesalahan.
Emil menambahkan bahwa tugas pembawa acara tidak hanya menyampaikan rangkaian kegiatan, tetapi juga menjaga alur, memastikan pemangku kepentingan memperoleh penghormatan sesuai protokol, serta memberi instruksi penting kepada hadirin. Ia mencontohkan beberapa arahan yang perlu disampaikan MC, seperti meminta hadirin mengaktifkan telepon seluler dalam mode senyap, menginformasikan kehadiran tamu VIP, mengisi kursi bagian depan, hingga mengarahkan media untuk mengambil gambar dari titik yang telah ditentukan.
Selain teknik pembawaan acara, peserta juga memperoleh pemahaman mengenai prinsip keprotokolan yang mencakup “tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan” sebagai unsur utama dalam acara resmi. Emil menegaskan bahwa penempatan VIP tidak boleh dilakukan sembarangan, dan menutup pemaparannya dengan menekankan pentingnya kerja sama tim (team work) sebagai kunci kelancaran acara.
Dengan terselenggaranya pelatihan ini, diharapkan para peserta dapat mengelola acara di unit masing-masing dengan lebih baik, mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan. Peningkatan kemampuan ini diharapkan membantu menghadirkan kegiatan yang berjalan lebih tertib dan terarah, sehingga setiap acara dapat tampil profesional, elegan, dan meninggalkan kesan positif bagi para hadirin. (AHR/RS)
